Статья взята из открытых материалов Мастер-Блин 2019
Почему вопрос о документационном обеспечении управления является актуальным для любого мастера ролевой игры живого действия. Попробуем ответить на этот вопрос.
Традиционно документы не считаются у нас чем-то нужным и серьезным. Принято считать, что без них можно прекрасно обойтись. Но это не так.
Для начала дадим определение понятию документ. «Документ - это зафиксированная на носителе информация, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (ГОСТ-2013). Таким образом, любая информация, зафиксированная на любом носителе и в любом виде (текст, графика, видео и аудио) фактически является документом. Документ фиксируется на носителе, который всегда является отражением эпохи. Сейчас мы уже говорим не просто об электронный носителях, но о цифровых носителях, т. е. не имеющих для пользователя физической формы и неотчуждаемых от сетевых систем (соцсеть, облако в гугле и т.д.). Информация в документе фиксируется для передачи во времени и пространстве, а также для использования. Информация, зафиксированная в электронном виде также является документом и относиться к ней надо соответственно.
В современном обществе практически любая деятельность сопровождается документами. Особенно это касается управления.
Подготовка и проведение игр и конвентов - это типичный проект, а значит мы говорим об управлении проектом.
Во время подготовки игр и мероприятий мастерские группы создают управленческие документы, причем на данном этапе уже можно говорить об их типовом характере и наличии обязательных элементов документа, позволяющих его идентифицировать. С точки зрения управления проектом эти документы носят официальный характер. Они публикуются от имени объединения мастерской группы или оргкомитета и с их помощью реализуются все функции управления (планирование, организация, координация, мотивация, контроль и др.).
Поэтому все вопросы, связанные с управлением документацией, построением эффективной системы документационного обеспечения управления, пониманием функций документов, их хранением и др. - актуальны для каждой мастерской группы. И чем больше игра, тем больше это нужно. И вот тут на помощь мастерам может придти такая наука как документоведение. Что такое документоведение я рассказывать не буду, но озвучу некоторые принципы, к-е могут быть полезны в мастерении игры.
Управленческие документы можно разделить на 2 большие группы:
- организационно-распорядительные (ОРД),
- справочно-информационные (СИД).
Первые регламентируют работу в рамках проекта, в них воплощаются все организационные элементы, управленческие решения и др. Они обязательны для исполнения как начальством, так и подчиненными, т. е. всеми, кто входит в организацию, на которую они распространяются. С их помощью регулируются все самые важные вопросы. Изменения в них вносятся только в случае крайней необходимости, об этом оповещаются все заинтересованные лица. Нарушение ОРД чревато санкциям, конфликтами, потерей репутации.
Справочно-информационные документы не столь важны, но они содержат данные о текущем положении дел, о текущих производственных моментах, осуществляют информационную поддержку.
В рамках мастерения мы тоже можем выделить ОРД и СИД.
Один из первых организационных документов - это кодекс мастерской группы. Его лучше фиксировать в письменном виде, тем самым официально декларируя свою позицию. Пока это озвучивается устно - это просто слова, но в письменном виде - это официальный подход к мастерению игры. Причем можно иметь внутренний вариант и вариант для игроков.
Наличие стандартных ОД в МГ значительно облегчает жизнь. Например, модерирование чатов. Или правила ответов игрокам. Или правила взаимодействия внутри МГ. Но об этом чуть позже.
Правила ролевой игры как документ носят организационно-распорядительный характер, т.е. устанавливают и регулируют отношения и основные виды деятельности в рамках игры, а также являются обязательными для исполнения как игроками, так и мастерами (обвинение в нарушении правил грозят большими репутационными потерями для мастеров, а для игроков могут грозить санкциями, вплоть до удаления с полигона).
Поэтому крайне важно, чтобы правила были четкими, понятными и охватывали все необходимые вопросы.
Про структуру правил я рассказывать не буду. Поскольку здесь собрались мастера, то я поговорю о документировании подготовки игры.
Прежде всего, необходимо выработать механизм работы с документами и их утверждением. Т.е. должен существовать некий порядок написания, корректировки и окончательного утверждения любого куска правил. Например, профильный мастер пишет правила по своему блоку, их комментируют другие мастера, которых это непосредственно касается. Происходит обсуждение в профильном чате. Принимаются правки. ГМ дает добро на публикацию правил по этому блоку в группе/на сайте. В обсуждение могут на определенном этапе включаться и игроки.
Совместная работа с электронными документами может осуществляться мастерской группой, например, с помощью GoogleDisk. Это бесплатный сервис, позволяющий формировать группы пользователей с различным уровнем доступа, создавать документы, редактировать их, выкладывать документы, созданные в других программах. Простота использования и доступность данного сервиса делает его популярным в рамках документационного обеспечения управления играми.
Крайне важным моментом здесь является своевременная установка сроков подготовки документом. Необходимо иметь план написания и публикации всех частей правил и этого плана нужно придерживаться. Т.к. в нашей традиции тянуть до дедлайна, лучше закладывать дедлайн чуть заранее.
Опубликованием документов считается их размещение на официальном интернет-ресурсе игры. Интернет-ресурс фактически выполняет роль официального органа печати для конкретного проекта (игры или конвента). Всегда нужно помнить об этом статусе. Т.е. все, что публикуется в группе игры, публикуется от имени мастерской группы/оргкомитета, и воспринимается игроками соответственно. Информация, публикуемая в официальной группе должна быть достоверной, корректной и работать на благо игры. Именно поэтому никакие «срачи» или неосторожные высказывания в официалной группе/на сайте недопустимы.
Еще один организационно-распорядительный документ - это заявка. Она содержит информацию как о самом игроке, так и о его персонаже. На играх 1990-х годов заявки были в основном «командные», когда заявлялся сам командир, пара именных ролей, а остальных игроков командир привозил с собой, обозначая только примерное их количество. Нынешние заявки - это сложный по структуре и функциям документ, требующий тщательного подхода, как при составлении, так и при работе с ним. Заявки очень быстро приобрели анкетную форму, сначала в бумажном виде, потом в электронном, в виде гуглформ, а сейчас уже в рамках специализированных сервисов.
В России уже довольно давно созданы централизованные сервисы по подаче и обработке заявок. Например, allrpg.info и join.rpg. Это возможность формировать систему заявок с индивидуальным набором признаков, необходимых для конкретной игры; создавать набор («сетку») ролей, а также систему взаимоотношений ролей, в которой каждый игрок видит только свою часть информации; возможность e-mail-уведомлений для пользователей; настройка фильтров для поиска, сортировки и отбора нужной информации, наличие системы комментирования. Упрощается работа с заявкой, сеткой ролей, сюжетами. Эти системы помогают мастерским группам использовать готовые решения и тем самым экономить время.
Составление и обработка заявок занимает значительный объём работы с документами в рамках управления игрой даже с использованием информационных технологий. Необходимо оперативно обрабатывать большие объемы информации и вносить необходимые изменения, поддерживать постоянный контакт с игроком, формировать сложные связи между персонажами и сюжетами. Работа с заявками должна соответствовать текущему законодательству. Например, раньше в заявки всегда включался пункт «Медицинские противопоказания и хронические заболевания», для облегчения работы медиков на полигоне и оказания помощи в случае неотложных ситуаций. Теперь эти данные из заявок исключены, т. к. их хранение в базах данных попадает под действие ограничивающего законодательства. (Почитайте про это статью на Join.rpg).
При работе с заявками тоже важно правильно расставить схему обработки и принятия решений. Нельзя «терять» игрока или «отфутболивать» его, нужно выстраивать систему ответственности, координации и контроля.
В процессе подготовки ролевой игры мастерской группой регулярно проводятся совещания. Совещания проводятся либо с помощью интернет-конференций (Skype, Discord и др.), либо традиционно, с личным присутствием участников, если мастерская группа преимущественно находится в одном городе. Во время работы над крупными проектами, которая длится обычно не менее двух лет, традиционные совещания проводятся примерно раз в полгода, куда съезжаются члены мастерской группы из разных городов. Онлайн-совещания проводятся по мере необходимости. По итогам совещаний обычно составляется краткий протокол, где фиксируются обсуждаемые вопросы и принятые решения. Прения чаще всего опускаются.
После онлайн совещаний обычно остаются еще и полные аудиозаписи, т. к. программы позволяют вести запись автоматически. Потом эти аудиозаписи могут обрабатываться и использоваться, как документы справочно-информационного характера. Например, выкладываться в мастерское сообщество (группу, ресурс) для ознакомления теми мастерами, которые отсутствовали на совещании. Может собираться подборка подобных аудиоматериалов, обязательная для прослушивания вновь присоединившимися к проекту мастерами, чтобы не тратить дополнительное время на введение их в курс дела. Доступ к подобным документам ограничен членами мастерской группы. Использование управленческой информации именно в виде аудиовизуальных файлов отвечает потребностям «нового поколения» управленцев, которое зачастую предпочитает знакомиться с информацией не в текстовом, а в ином, более удобном для них, формате.
Параллельно происходит работа по информационной поддержке игры – это создание информационного сайта, специальных сообществ в блогах и социальных сетях (ВКонтакте, Живой Журнал). На данных ресурсах выкладывается информация по игре: мир, костюмы, возможные роли и открытые вакансии, список ключевых персонажей, заявки по командам и т.д. В рамках блогов, сообществ и форумов происходит общение игроков и мастеров, командная работа, обсуждение наиболее актуальных тем. Современные информационные технологии позволяют упростить и расширить процесс коммуникации в ходе подготовки игры. Здесь необходимо заранее обсудить, а лучше прописать, основные правила модерации чатов, чтобы избегать спорных и конфликтных ситуаций или ухода тем беседы «не туда». Следует помнить об основной задаче каждого создаваемого чата и по возможности не плодить их в слишком большом количестве. Кроме того, нужно составить примерный план выкладывания материалов, чтобы информационный поток не был слишком плотным или, наоборот, бедным.
Отдельная задача мастерской группы – это реклама игры и привлечение игроков. В связи с относительно большим количеством игр за сезон и проблемой «недозаезда» (отказ от поездки на игру заявившихся игроков незадолго до мероприятия, зачастую без предупреждения), активное продвижение игры и формирование у потенциального игрока заинтересованности в будущем проекте становится отдельным и важным направлением деятельности мастеров. Несмотря на то, что игры в рамках ролевого движения не являются коммерческими проектами, можно сказать, что ведется «борьба за потребителя» с использованием маркетинговых технологий. Тексты рекламного характера обязательно создаются в рамках подготовки игры.
Вокруг любой деятельности концентрируется масса вспомогательной информации. Ее обсуждение происходит в социальных сетях в рамках тематических сообществ и в личных блогах. Практически в любом личном блоге участника ролевых игр присутствуют записи, посвященные играм, другим участникам, тем или иным событиям, происходящим в рамках движения.
Таким образом, сугубо личные высказывания приобретают общественное значение, используются как доказательство в спорах и конфликтах, становятся источником для общественных дискуссий. На данном этапе в рамках ролевого движения существуют специализированные информационные ресурсы, которые разыскивают и публикуют у себя записи, которые могут вызвать полемику и стать инфоповодом (Привет, Гдесрач!).
Это ставит перед мастерской группой задачи не только продвижения и рекламы, но и контроля и координации той информации, которая концентрируется вокруг проекта, недопущения явных конфликтов, нивелирование последствий проблемных публикаций в сетях. Чем крупнее проект, тем больше проблемных обсуждений, которые могут вылиться в проблемы реализации.
Особой разновидностью документов, носящих информационным характер, являются видеоролики мастерской группы с разъяснением тех или иных правил, концепций или взглядов мастеров. Подобные ролики снимаются для облегчения коммуникации между мастерами и игроками с учетом предпочтений современной молодежи, которой зачастую проще воспринимать видео ряд, чем тексты.
Из документов, создаваемых на самой игре следует выделить списки регистрации, где фиксируются приехавшие игроки, отмечаются выданные им документы и сопутствующие материалы, зафиксированные в карточках или чипах, моделирующие денежные средства, экономические, медицинские, магические и др. ресурсы. По спискам регистрации отслеживается легальность нахождения участника на полигоне и его статус.
Еще одним важным игровым документом является так называемый «паспорт игрока». Этот документ удостоверяет личность персонажа, доказывает включенность игрока в игру, позволяет идентифицировать его особые способности и навыки и др. Паспорт игрока включает в себя два блока, первый - данные относящиеся к игроку и второй - данные относящиеся к персонажу. В первом блоке указываются реальные фамилия и имя игрока (прозвище, по желанию). Ранее тут указывались медицинские противопоказания, аллергии и хронические заболевания, но теперь этот пункт исключен. Второй блок включает в себя имя персонажа, локацию проживания, профессию, способности и др., в зависимости от специфики игры.
После игры основным информационным документом являются постигровые отчеты. Их можно разделить на отчеты мастеров и отчеты игроков. Они содержат информацию о впечатлениях; проблемах, возникавших в ходе подготовки и на самой игре, и их решении; положительных и отрицательных моментах; критику мастерской группы и других участников; благодарности и т.д. По итогам отчетов проходят обсуждения в соцсетях. Сами отчеты обычно выкладываются на информационных интернет-ресурсах, посвященных игре. По отчетам происходит оценка результатов игры мастерами. С их помощью можно анализировать проблемы реализации игры, взаимоотношения игроков и мастеров, возникшие на игре спорные ситуации, психологическое и эмоциональное состояние игрока на игре и после нее. Кроме того, они влияют на формирование мнения об игре ролевого сообщества в целом. Особенно важно оценивать отчеты с точки зрения анализа «массовых источников», т. е. не каждый в отдельности, а выявлять общие тенденции. Если уже в 5/10/20-м отчете пишется про одну и туже проблему, значит весьма вероятно это действительно стало для игроков серьезным недостатком, влияющим на восприятие игры в целом. Значит на это следует обратить внимание в последующих проектах.
Обычно вся эта документация является актуальной в процессе подготовки и проведения игры, а потом ее актуальность теряется. Это категорически неверный подход. Актуальность любого документа циклична. Кроме того, следует думать об использовании документа с точки зрения «исторического источника». Только из документов прошлых лет мы можем почерпнуть сведения о том, как те или иные задачи реализовывались в прошлом, чтобы не «изобретать велосипед». Цифровая информация, выкладывающаяся в группы, имеет крайне малый срок хранения, что негативно сказывается как на деятельности самих мастерских групп, так и на ролевом знании в целом. Мастерам уже сейчас нужно думать о структурировании данных, методике их сохранения и их доступности как для членов своей МГ, так и для других мастеров, в качестве обмена опытом.
Сохранение ролевого знания важно не только для истории, но и для возможности передачи опыта будущим мастерам. И чем больше документированной информации мы оставим, тем больше шансов, что в будущем вся наша деятельность будет оценена, как важный вклад в общество конца XX - начала XXI вв.
